¿Cómo creo contratos a mis clientes?
Para desglosar las tarifas de nuestros clientes en diferentes contratos, nos tendremos que ir a "Fichas - Clientes - Contratos OP.". Desde aquí, podremos gestionar los contratos, sin necesidad de duplicar el trabajo ni crear al mismo cliente varias veces. También, podremos seleccionar una forma de pago por defecto para cada contrato que registremos en Dk Gest. Para ello, deberemos seguir las siguientes pautas:
Para empezar, pulsaremos sobre “Nuevo Contrato” y se nos abrirá una nueva ventana modal donde empezaremos a completar los siguientes campos:
- Nombre: Definiremos el nombre del contrato para poder diferenciarlo de otros que creemos.
- Fecha Desde/Hasta: Detallaremos las fechas desde que se inicia el contrato y el fin del mismo. Si no tuviera fin, el programa automáticamente detallaría una fecha lejana.
- Dirección: Si el cliente en la pestaña “General”, tiene configuradas varias direcciones, desde este desplegable podremos seleccionar la dirección asociada de cada contrato.
- Forma de pago: Si el cliente en su pestaña “Financieros”, tiene creadas varias formas de pago, en este apartado podremos seleccionar la forma de pago por defecto de cada uno de nuestros contratos y por el cual, se facturará y se pasará la correspondiente remesa bancaria (SEPA).
- Frecuencia: En este campo, detallaremos el periodo de facturación que tendrá cada contrato que creemos. Es decir, si tenemos una tarifa que el cliente paga cada 6 meses, seleccionaremos “Semestral”, pero si se le debe pasar factura cada mes tendremos que tener seleccionado “Mensual”.
Una vez completado los campos anteriores, pulsaremos en “Guardar contrato”.
Ahora en cada contrato podremos ver 3 botones:
- Ver Más: Al pulsar sobre el, se verá la información del contrato y se podrá actualizar.
- Nueva tarifa: Para poder añadir las tarifas a nuestros contratos, tendremos que pulsar este botón y se nos abrirá un pop up con la siguiente información:
- Desde y Hasta: Aquí indicaremos la fecha desde que se ese hace vigente la tarifa, por el contrario, también se le podrá indicar la fecha hasta que es vigente. La fecha desde es obligatoria, la fecha hasta, sino se rellena podrá la fecha por defecto en el año 2080.
- Permanencia: Si la configuramos esta fecha, la aplicación nos avisará si intentamos dar de baja la tarifa o al cliente de que tiene permanencia.
- Aplicar: Si el cliente tiene un aumento o un descuento en una tarifa en concreto, aquí es, donde deberemos de poner la cantidad en € o %. Si es un descuento, la cantidad siempre tendrá que ir en negativo.
- Teléfono fijo: El teléfono que tenemos asociado al cliente en el CDR, este campo será obligatorio si la tarifa posee valores de telefonía fija.
- Teléfono móvil: El teléfono que tenemos asociado al cliente en el CDR, este campo será obligatorio si la tarifa posee valores de telefonía móvil.
- Comentario: es un campo abierto donde podremos realizar cualquier apunte.
- Concepto factura: Si queremos que el nombre que aparezca al facturar, sea diferente al nombre de la tarifa, en este campo detallaremos como queremos que aparezca expresamente para el cliente que estamos visualizando y asignandole su tarifa.
- Frecuencia: En esta campo podremos detallar la frecuencia de facturación de cada tarifa. Por defecto, si no se selecciona nada irá mensual.
- Comercial: En este despegable, seleccionaremos el comercial vinculado a esta tarifa, para que si tenemos seleccionada la opción "Comisionar sobre importe de tarifa en factura" al generar la facturación mensual, después podamos sacar correctamente las comisiones de nuestros comerciales.
- Eliminar: Si queremos eliminar un contrato, solo tendremos que hacer click aqui.
Para indicar a Dk Gest, como debe actuar a la hora de facturar estos contratos, tendremos que configurarlo en "Configuración - Parámetros - Configuración de operadoras". Una vez aquí, en el despegable, tenemos 3 opciones:
- No facturar por contratos: Si seleccionamos esta opción, cuando realicemos la facturación de operadora, todas las tarifas asignadas de nuestro cliente irán en la misma factura y en la misma forma de pago.
- Generar una factura por cada contrato del cliente: Si nuestros clientes tienen varias direcciones y formas de pago, tendremos que crear distintos contratos y asignarle a cada contrato sus tarifas y relacionarlo cada uno con una dirección y forma de pago, lo que permitirá si seleccionamos esta opción es que al facturar, Dk Gest cree una factura por cada contrato, forma de pago y dirección.
- Generar una única factura con los contratos desglosados: Si por el contrario, nuestros clientes tienen varios contratos pero misma dirección y forma de pago, con esta opción Dk Gest creará una única factura donde se verá desglosado por contratos y las tarifas asociadas a cada uno.