Una vez tengamos configuradas nuestras tarifas, estas estén asignadas a nuestros clientes y subido el fichero con llamadas de nuestro proveedor (CDR), solo nos quedaría facturar de forma masiva con un par de clicks. Desde este apartado, configuraremos los parámetros de facturación y realizaremos un previo, así, podremos comprobar que nuestros parámetros están correctos y podremos generar la facturación para seguir con los siguientes pasos de cobro.
El periodo de facturación, podrá realizarse a mes vista (por adelantado) o a mes vencido (una vez cumplido el mes). Para que Dk Gest, detalle automáticamente la fecha podremos configurar el tipo de facturación en Configuración-Parámetros-Parámetros por defecto. También, podremos detallar nosotros los campos de fecha Desde/Hasta y el periodo de prorrateo (si vamos a utilizarlo).
*Si activamos la opción de Omitir prorrateo el mes se cobrará íntegro, por el contrario se prorrateará según los días que el cliente se haya dado de alta o baja.
**Si nuestra empresa la tenemos configurada a mes vista, tendremos que utilizar el prorrateo con fecha del mes anterior (siempre después de la fecha que facturamos dicho mes). Por ejemplo, el mes de junio lo facturamos el día 02/06/2020 y ahora queremos facturar Julio, entonces las fechas de periodo de facturación serán 01/07/2020 al 31/07/2020 y la fecha de prorrateo será desde el 02/06/2020, así el programa cobrará la parte proporcional del mes de Junio a los que se han dado de alta después de la facturación pasada, más el mes por adelantado.
Si por el contrario, nuestra empresa está configurada a mes vencido, el prorrateo coincidirá con la fecha desde del periodo de facturación para que así, si un cliente se ha dado de alta el 15 del mes le cobre la parte proporcional. Por ejemplo, estamos ya en agosto y vamos a facturar Julio, entonces las fechas de periodo de facturación serán 01/07/2020 al 31/07/2020 y la fecha de prorrateo será desde el 01/07/2020, así el programa cobrará los días que el cliente ha estado de alta y no todo el mes.
En estos dos parámetros de fecha Desde y fecha Hasta, indicaremos los márgenes que se tendrán en cuenta a la hora de gestionar los registros de llamadas de los clientes. Estas fechas no tienen por que coincidir con las fechas de facturación, ya que dependiendo de si es mes vista o vencido, podrán cambiar. Además, depende si el proveedor envía el CDR con las llamadas del día 1 a final de mes, o segmenta a día 25 u otro día del mes.
En este paso, podremos seleccionar los clientes que se lanzarán en la facturación masiva. Podremos filtrar por agrupación, por forma de pago, por serie, etc. Por lo que es de suma importancia, si queremos hacer la facturación por filtro, segmentar a nuestros clientes para facilitarnos la labor.
Los clientes que se muestran en el listado, son la totalidad de clientes registrados en nuestro sistema (Siempre y cuando, no tengamos activado el check de "No incluir clientes de baja" desde Configuración-Parámetros-Parámetros por defecto). Cuando se lanza la facturación masiva, los clientes que estén de baja o no tengan tarifa asociada, no se les generará previo ni factura.
Una vez tengamos configurados todos los parámetros para la facturación masiva, podremos pulsar sobre el botón de "Generar previo", este proceso puede durar hasta 30 minutos según el volumen de clientes, de llamadas y de tarifas a gestionar, por lo que hay que ser paciente.
Una vez que termina, nos mostrará el total a facturar y un listado con todos los clientes previos a generarles la factura con la información desglosada de:
Comprobando que está todo correctamente, solo faltará pulsar sobre le botón de "Continuar" y pasaremos al último paso.
En este último paso generaremos las facturas.
Por defecto, nos mostrará la información de la factura correlativa que tengamos creada en Dk Gest. Solo nos pedirá la fecha con la que queremos que se generen cada una de las facturas de nuestros clientes. Una vez realizado esto, le daremos a "Generar las facturas". Puede tardar unos 30 minutos, según el volumen de clientes ha facturar.
Cuando finalice el proceso ya tendremos creadas las facturas de los clientes que acabamos de facturar. Para comprobar las facturas, iremos a "Ventas-Facturas", y podremos ver las nuevas facturas creadas.
*Nota: Las facturas generadas automáticamente pueden ser modificadas de forma manual, incluso eliminadas y volver a ser generadas de forma unitaria desde esta misma facturación masiva, siempre y cuando no tengan ningun cobro o pago realizado.