Si queremos crear una entrada de material, podremos realizarlo desde albaranes o facturas de compra, anteriormente hemos debido de crear los productos. Una vez tengamos estos creados, desde los documentos de compra se hace el ingreso de material en la aplicación para posteriormente realizar la salida de estos en el caso de realizarse la venta.
Hay que tener en cuenta que al realizar una compra, dependiendo del tipo de material con el que trabajemos en nuestro negocio, se necesitarán rellenar unos parámetros u otros. Por ejemplo, la referencia interna de un producto, es un valor único con el que podremos diferenciarlo de los demás productos iguales a él, este caso sería el IMEI de un teléfono móvil, la MAC de un router, el Número de serie de un portatil o cualquier objeto que sea necesario identificar por su serie única. Para productos de alimentación nos pedirá el número de lote para realizar la trazabilidad del producto, de tal manera que al realizar la compra, deberemos de asignar el lote que irá relacionado al stock, de manera que al realizar la venta de igual manera tendremos que seleccionar el lote para darle salida.
Al realizar una entrada de material desde compras, este se verá reflejado en el stock de nuestro almacén, para ello deberemos de realizar el ingreso de la siguiente manera:
Este es realmente el corazón de los documentos, es donde podremos añadir, modificar y eliminar productos o texto según nos convenga para gestionar nuestro almacén, realizar comentarios en lineas, etc...
Antes de empezar a añadir productos o servicios al documento, a la derecha del texto "Detalle de conceptos incluidos" podemos ver un despegable, dicho despegable está asociado a la asignación rápida de productos y servicios, para que cuando se introduzca una referencia o código de barras en esa caja de texto, que automáticamente vaya contra el almacén seleccionado.
Se puede realizar el ingreso de un producto, de varias formas diferentes, la primera y más rápida es, añadir desde la caja de código de barras o referencia, de esta manera, se añadirá el concepto automáticamente en el contenido de nuestro documento. Este puede ser modificado manualmente, por ejemplo en cantidad y precio de compra.
También se puede añadir un concepto, previamente creado desde la ficha de Productos pulsando sobre el botón . Una vez pulsado, nos aparecerá la pantalla de "Concepto a añadir al documento".
Esta ventana es una forma avanzada de buscar los productos, además de filtrar y paginar de manera sencilla por orden. Una vez lo seleccionemos simplemente rellenaremos los diferentes campos antes de añadir el concepto completo. Además, podemos realizar un filtro de nuestros producto por "Proveedor", desde ahí, según la configuración de nuestro software, permitirá filtrar los productos que tenga asignado dicho proveedor o aquellos productos que hayan sido comprados a dicho proveedor.
Para modificar un concepto, podremos hacerlo directamente sobre la propia linea, cambiando en cada campo por el valor que deseemos, si queremos hacer una modificación avanzada, por ejemplo para cambiar la referencia interna, deberemos pulsar sobre el icono de modificar a la derecha de la linea que corresponda. Este nos abrirá la ventana de "Concepto a añadir al documento", desde la cual podremos realizar la modificación con más detalle.
Para eliminar un concepto, debemos de tener en cuenta que si es un producto, este no haya realizado ningún movimiento en el almacén, como ser vendido o cambiado al almacén de otra tienda, si estamos seguros de poder eliminarlo, nada más sencillo que pulsar sobre el icono de eliminar y la linea se eliminará de nuestro documento.
Cuando vayamos a añadir en cualquier documento de compra/venta un nuevo servicio o producto, que anteriormente no este creado, podremos hacerlo directamente, gracias a la opción que tenemos a la izquierda de detalles de conceptos a incluir.
A la hora de añadir el concepto podremos elegir a la izquierda S de servicio, P de producto o si no seleccionamos ninguna de las dos se creará solamente el concepto. Esta opción, la tendremos en cada fila de conceptos que vayamos añadiendo.
Los servicios, productos o conceptos creados se guardarán automáticamente para futuros usos en los documentos de compra/venta.
Aquí podremos ver en detalle los totales de la factura.
Podemos introducir algun comentario referente a la factura.
Cuando hayamos completado todos los campos, le daremos a y ya tendremos creado nuestro nueva factura.
Cuando visualicemos de nuevo un documento, podremos realizar varias acciones con los iconos que tenemos arriba a la derecha. Para crear un nuevo documento seleccionaremos , si queremos visualizar el documento en PDF e imprimirlo , si necesitamos notificar la creación del documento a algún cliente o proveedor tenemos los siguientes iconos y y por último, si necesitamos borrar el documento, siempre y cuándo no tenga Cobros/Pagos realizados, seleccionaremos el siguiente .
Si una empresa tiene activo el módulo de integración con Hacienda (SII) entonces (y solo entonces) en la gestión de facturas de compra debe aparecer un check justo debajo del código de documento del proveedor (margen superior derecho del apartado), que serviría para indicar, si dicha factura corresponde a una "importación de productos".
También al activar el módulo de integración con Hacienda (SII), aparecerán otro dos check más, que nos servirán, para indicar si la factura de compra proviene de una exportación o una adquisición intracomunitaria de bienes.
Una vez seleccionado los checks que necesitemos en la creación de nuestra factura y guardando el documento, pulsando sobre el icono , y podremos sincronizar el documento con Hacienda.