Partes de trabajo
Introducción
En éste apartado es donde podemos abrir, cerrar, modificar... partes de trabajo. En la creación de un parte de trabajo nuevo hay multitud de información que podemos incluir, aunque los únicos campos obligatorios para la creación del parte de trabajo son, "Estado", "Razón", "Trabajo", "Descripción del Cliente", "Técnico" y "Fecha", no obstante a continuación explicaremos cada uno de los campos del "Parte de trabajo".
La pantalla de Partes de trabajo está dividida en varias secciones:
- Datos del cliente
- Detalle del parte
- Producto a reparar
- Material utilizado a incluir en el parte
- Agrupación partes de trabajo
- Datos de la cita/asistencia
Datos del cliente
- Cliente: En ésta lista desplebable elegiremos al cliente, y automáticamente se completarán los demás datos del mismo, vía, dirección, cp, provincia y población.
Detalle del parte
- Nombre: Indicaremos el asunto del parte de trabajo. Un pequeño resumen de la descripción del mismo.
- F. Apertura: La fecha de apertura del parte
- Hora: Hora del mismo
- F. Entrega: Aquí indicamos la fecha en la que se hará entrega o se resolverá el mismo.
- Hora: La hora de la entrega
- Estado: se puede elegir el estado en razón a la situación del parte, abierto, cerrado, en proceso. A la hora de cerrar un parte podemos dejar el estado donde se encuentra en ese momento por ejemplo: en proceso.
- Prioridad: Se indicará la prioridad del parte, entre baja, normal, urgente; según la prioridad de la incidencia.
- Situación: Dónde se encuentra el parte, en taller, pendiente de recoger... Se podrá ir modificando según se avance en la avería.
- Razón: Breve resumen acerca de la tematica del parte, podemos crear opciones predeterminadas para este campo. Si necesitamos crear las razones previamente para agilizar el trabajo, lo podremos hacer desde Configuración-Parámetros-Razones partes de trabajo o simplemente Pulsa Aquí.
- Trabajo: Indicaremos el trabajo a realizar para solucionar el parte de trabajo.
- Usuario: En este apartado, automáticamente, se seleccionará el usuario que ha creado el parte de trabajo. También podremos seleccionar, si queremos que al usuario que ha creado el parte, le llegue cualquier modificación realizada en él, ya sea cambiar el estado, la prioridad o añadir información.
- Sala RocketChat: Si la empresa tiene activo el módulo de integración con chat, aparecerá este campo para seleccionar la sala a la que está asociado el parte de trabajo. Si previamente el cliente tiene asociada una sala (Si no sabes como, Pulsa Aqui) aparecerá automáticamente dicha sala por defecto y cualquier cambio o modificación que se haga en el parte, se notificará en la sala del cliente.
- Descripción cliente: Breve resumen en el que detallaremos lo que el cliente nos comenta que le ocurre.
- Descripción del técnico: Igual que el anterior, pero aquí introduciremos los comentarios del técnico
- Docs adjuntos: Si fuera necesario incluir algún tipo de documento adjunto, como fotos de la avería, documentación... lo haríamos aquí.
- En la cabecera de Detalle del Parte tendremos la URL del parte de trabajo que estamos creando.
Datos de la cita/asistencia
- Técnico: seleccionaremos el técnico en cuestión, al que le llegará una notificación con el parte de trabajo. En esta notificación, irá la URL asignado a este parte de trabajo, para que nuestros técnicos tengan mejor acceso al parte solo pinchando en la dirección. Para realizar esta acción tendremos que tenerlo creado previamente, si no es así, Pulsa Aquí. También podremos seleccionar un departamento, y enviará un email a todos los técnicos que esten relacionados al departamento seleccionado. Para poder realizar esta acción, deberemos tener creado previamente nuestros departamentos, si no es así, Pulse Aquí.
- Fecha y Hora: relativas a la cita con el cliente.
- Horas desempeño: Detallaremos las horas que se han utilizado para la resolución de este parte de trabajo.
Producto a reparar
Si el parte es acerca de algún producto dañado, en este apartado indicaremos las características del mismo, para que nuestro técnico tenga toda la información necesaria para la reparación:
- Producto: Seleccionaremos el producto a reparar, para ello debemos tenerlo dado de alta en el sistema previamente, en la ficha de productos o si no lo tienes creado, Pulsa Aquí para añadirlo a tu programa.
- Ref Interna: Si el producto tiene referencia interna, aquí es el lugar donde indicarla.
- Tipo dispositivo: Añadiremos mas información sobre el producto, como el tipo de dispositivo.
- Nº Serie: el número de serie del artículo en cuestión.
- Contraseña: Si posee contraseña, la indicaremos aquí para que el técnico tenga acceso al artículo.
- Marca y Modelo: Si el producto a reparar, es un móvil, PC, etc que tiene una marca y un modelo lo pondremos para facilitar el trabajo al técnico.
Material utilizado a incluir en el parte
Mientras se realiza la reparación o una vez realizada, podremos indicar el material incluido en el mismo, el material ahí incluido nos lo descontará del stock del almacén. Podremos incluir tantos artículos como deseemos. Para hacer poder llevar acabo esta acción, tendremos que tener previamente creado el material a utilizar en la ficha de productos.
Agrupación de partes de trabajo
En este apartado podremos gestionar los partes de trabajo por el grupo asociado. Si no tenemos creado ningún grupo asociado, podremos crearlo seleccionando nuevo y añadiendo un nombre y una descripción.
Una vez relizada la búsqueda, el programa nos mostrará un listado de los partes de trabajo creados. En dicho listado nos mostrará el número de parte, la razón por la que se hizo dicho parte, el cliente, la fecha de apertura y entrega, el estado y el técnico al que se le asigno.